Con la previsión de la entrada en vigor de la nueva normativa que obliga a llevar un control de horas trabajadas de los empleados, las empresas necesitan herramientas que faciliten este trabajo.

Actualmente existen aplicaciones específicas de control horario que se encargan del registro de la jornada laboral de los asalariados. Están disponibles para dispositivos móviles y son de utilidad para realizar un cálculo de las horas trabajadas, facilitar una posible inspección de trabajo o para complementar la gestión de recursos humanos de la empresa.

Pero, para las empresas que no dispongan de este software y quieran realizar ellos mismos un documento de registro laboral, pueden hacerlo de forma sencilla a través de Excel.

¿Cómo realizar una planilla básica de control de presencia?

A continuación os proponemos dos modelos, cómo realizar una planilla básica de control de presencia de los trabajadores con Excel en tan solo 5 pasos o plantillas prediseñadas que os dejaremos al final para poder descargarlas.

Para realizar nosotros mismos la planilla tendremos en cuenta una empresa con jornada continua de 6 horas diarias de lunes a viernes. En algunos casos los trabajadores realizarán horas extras que corresponderán al tiempo que sobrepase las horas diarias establecidas.

Paso 1. Introducir el nombre de los campos:

En este caso vamos a agrupar el registro diario por empleados y por semanas, y tendremos tres campos donde se calcularán las horas normales, las horas extra y el total de horas que realiza un trabajador de nuestra empresa, obtendremos la siguiente imagen:

plantilla control horario

Paso 2. Dar formato a la tabla:

Para identificar visualmente cada dato introducido en la tabla, diferenciaremos por colores los campos similares.

tabla excel control horario

Paso 3. Dar formato a las celdas de excel:

Vamos a necesitar hacer cálculos con las horas y para ello las celdas tienen que tener un formato personalizado.

Primero seleccionamos los campos vacíos, tal y como muestra la imagen, y cambiaremos el formato de la celda de GeneralHora.

plantilla registro jornada laboral

De la misma manera, seleccionamos los campos que corresponden a horas normales, horas extra y total horas y cambiaremos de nuevo el formato para que los cálculos que se realizarán posteriormente aparezcan adecuadamente. En este caso el formato que se necesita es h:mm “horas”.

control horario trabajadores

hoja de control horario

Paso 4. Insertar horarios:

Una vez que tenemos toda la tabla lista, introducimos los datos de cada empleado, la hora de inicio y la hora de fin de su jornada y quedará una imagen similar a esta:

planilla control laboral

Paso 5. Cálculo de horas:

Para terminar nuestra planilla de control solo queda calcular el número de horas de cada tipo, y lo haremos de la siguiente forma:

  • Horas normales: en este caso todos los trabajadores tienen una jornada de 6 horas diarias de lunes a viernes, por lo que hace un total de 30 horas semanales, este dato lo introduciremos en las celdas de horas normales. En nuestro caso introducimos 30 horas ya que se trabaja 6 horas durante 5 días.
  • Total horas: para calcular todas las horas trabajadas deberemos sumar la diferencia de todas las horas de inicio y de fin, en nuestro caso la fórmula corresponde a la siguiente:

control horas trabajadas

  • Horas extra: queremos saber el tiempo que excede de la jornada laboral establecida, se calcula restando las horas normales de las horas totales de la siguiente forma:

registro horas extra excel

Una vez realizados todos los pasos tendremos completada nuestra plantilla horaria y solo quedaría adaptarla a las condiciones de cada empresa. Este sería el resultado:

hoja de horas de trabajo

Como ya dijimos al principio, os dejamos una serie de plantillas más complejas para empresas que necesiten controlar más datos relacionados con el horario de los trabajadores y que pueden ser de gran ayuda para el departamento de recursos humanos. (Fuentes smatsheet.com)

Descargar plantillas excel de Control Horario

En internet podemos encontrar gran cantidad de recursos para descargar, plantillas, planillas, excel, etc. Os recomendamos las de la web de  smartsheet, como por ejemplo su plantilla para el control de Salario en Base  a las horas trabajadas o sus gestores de vacaciones.

Video de como hacer la plantilla con excel