Con la entrada en vigor de la nueva normativa que obliga a llevar un control de horas trabajadas de los empleados, las empresas necesitan herramientas que faciliten este trabajo. Actualmente existen aplicaciones específicas que se encargan del registro de la jornada laboral de los asalariados. Son de utilidad para realizar un cálculo de las horas trabajadas, da garantías de cara a una posible inspección de trabajo y complementa la gestión de recursos humanos de la empresa. Pero una plantilla de control horario también puede ser muy útil. Se trata de un sencillo Excel que servirá para las empresas que no dispongan de un software para fichar en el trabajo, y que quieran realizar ellos mismos un documento de registro horario de trabajadores.
¿Cómo realizar una planilla básica de control de presencia?
A continuación os proponemos dos modelos:
- Cómo realizar una plantilla básica de control horario de los trabajadores con Excel en tan sólo cinco pasos.
- Plantillas prediseñadas que os dejaremos al final para poder descargarlas.
Para realizar nosotros mismos la planilla consideraremos una empresa con jornada continua de 6 horas diarias de lunes a viernes. Añadimos un control de horas extras, las cuales muchos trabajadores realizan y que corresponderán al tiempo que sobrepase las horas diarias establecidas. No obstante, hay posibilidad de diseñarla en función de las necesidades.
Paso 1. Introducir el nombre de los campos:
En este caso vamos a agrupar el registro diario de jornada por empleados y por semanas, y tendremos tres campos donde se calcularán las horas normales, las horas extra y el total de horas que realiza un trabajador de nuestra empresa. Obtendremos la siguiente imagen:
Paso 2. Dar formato a la tabla:
Para identificar visualmente cada dato introducido en la tabla de control de horas trabajadas, diferenciaremos por colores los campos similares.
Paso 3. Dar formato a las celdas de Excel:
Vamos a necesitar hacer cálculos con las horas y para ello las celdas tienen que tener un formato personalizado.
Primero seleccionamos los campos vacíos, tal y como muestra la imagen, y cambiaremos el formato de la celda de General a Hora.
De la misma manera, seleccionamos los campos que corresponden a Horas normales, Horas extra y Total horas y cambiaremos de nuevo el formato para que los cálculos que se realizarán posteriormente aparezcan de forma adecuada. En este caso el formato que se necesita es h:mm “horas”.
Paso 4. Insertar horarios:
Una vez que tenemos toda la tabla lista, introducimos los datos de cada empleado: la hora de inicio y la hora de fin de su jornada. Y quedará una imagen similar a esta:
Paso 5. Cálculo de horas:
Para terminar nuestra planilla de control horario sólo queda calcular el número de horas de cada tipo, y lo haremos de la siguiente forma:
- Horas normales: en este caso todos los trabajadores tienen una jornada de 6 horas diarias de lunes a viernes, por lo que hace un total de 30 horas semanales. Este dato lo introduciremos en las celdas de Horas normales. Nosotros introducimos 30 horas ya que se trabaja 6 horas durante 5 días.
- Total horas: para calcular todas las horas trabajadas deberemos sumar la diferencia de todas las horas de inicio y de fin, en nuestro caso la fórmula corresponde a la siguiente:
- Horas extra: queremos saber el tiempo que excede de la jornada laboral establecida. Se calcula restando las horas normales de las horas totales de la siguiente forma:
Una vez realizados todos los pasos tendremos completada nuestra plantilla horaria, donde quede plasmado el control de horas trabajadas. Sólo quedaría adaptarla a las condiciones de cada empresa. Este sería el resultado:
Genera la plantilla de manera automática
Tienes diferentes opciones para poder llevar el control horario:
- Probando un software de control horario
- Descargando una plantilla para rellenar
Para el primer caso, Control Laboral permite generar la plantilla EXCEL de registro horario de los trabajadores, por empleado y de manera automática. Es posible ahorrar tiempo y dinero y, en definitiva, disfrutar de las ventajas del sistema online de control horario:
- Generación automática diaria de la plantilla de cada empleado.
- Exporta la plantilla generada a CSV, Excel, PDF, etc.
- Plantilla diseñada según los protocolos legales, válida para cualquier inspección.
- Almacenamiento CLOUD automático.
- Ahorra tiempo diariamente con una inversión económica baja.
Si no, es posible descargar la plantilla para el registro horario de los trabajadores. Una vez rellenes la siguiente ficha y completes la descarga, sólo tendrás que personalizar el Excel según las necesidades de tu empresa.
Hola, muy interesante y en el caso de un conductor de transporte pesado en el que no hay un horario fijo ¿como seria?
Hola Miriam. El registro de jornada de los transportistas tiene diferentes peculiaridades. Sería necesario especificar el tiempo de trabajo y el tiempo de presencia. Y, por supuesto, marcar sus horas de inicio y fin individualmente en caso de no tener un horario fijo. Un saludo.
Hola muchas gracias por la plantilla pero como hago para revisar ya que se trabajn 9 horas no 30 ?? siempre me sale error. Gracias quedo atenta
Hola Carol.
Si quieres comprobar que tus trabajadores están trabajando 9 horas, en el campo de horas normales deberás indicar 09:00 horas. El resto de pasos y fórmulas, que puedes ver en el vídeo al final del post de forma detallada, no se modifican. Un saludo.
Como puedo cambiar el horario en el cuadro a 48 horas de lunes a sabado, no me da la formula. Gracias
Hola Alexandra.
En nuestro ejemplo hemos presentado un caso en el que se trabaja de lunes a viernes, 30 horas. Para el caso que nos indicas, tendrías que añadir dos nuevas columnas para recoger el inicio y fin de jornada del sábado, y en el campo de Total Horas incluir en la fórmula la suma de las horas realizadas el sábado (fin de jornada – inicio de jornada). Un saludo.
Muchas gracias por el aporte.
Estimados,
Junto con saludar como puede acceder a esta planilla por favor la de control de horas
Hola Sandra. Al final del artículo, antes del vídeo, hay un formulario llamado «Descarga la plantilla de control horario». Basta con rellenarlo y pulsar el botón «Descargar». Un saludo.
Como podria hacer una plantilla mensual de horas laboradas
Hola Ángela. Puedes descargar la plantilla que se ofrece en este artículo y, posteriormente, añadir más semanas y días para que se acabe configurando el mes. Un saludo.
MUY BUENO
Gracias Jorge.
Hola que tal? como se hace para agregar sabado y domingo a la planilla?
Muchas gracias
Hola Ana. Hay que hacer click con el botón derecho del ratón sobre la «L», o la letra que en tu caso esté encima de «Horas normales», y después hay que seleccionar insertar. Tiene que quedar el espacio exacto para copiar y pegar dos días y, tras ello, cambiar el nombre a «Sábado» y «Domingo». Para terminar, hay que adaptar las fórmulas a las nuevas columnas añadidas. Espero te hayamos ayudado. Un saludo.
Muchas gracias por el tutorial. Sólo tengo una duda, cuando un trabajador hace menos horas de lo que le corresponde, no aparece en estas fórmulas porque no contempla saldo negativo. ¿Habría alguna manera de solucionarlo? Muchas gracias!
Hola Lucía. Muchas gracias a ti por leerlo. Nuestra publicación contempla los casos más habituales, donde el saldo siempre es positivo. No obstante, Excel ofrece también la posibilidad contraria. Y, para poder realizar ese registro horario de manera más sencilla, te invito a probar la demo de Control Laboral, que es gratuita. Un saludo.
Espero que me sea útil
COMO HAGO PARA MODIFICAR LAS 30 HORA Y PONER 40? GRACIAS
Hola Laia. Bastará con poner, en la columna «Horas normales», 40 en lugar 30. De esa forma la plantilla ya fijará que el número de horas base es de 40 horas. Las columnas de inicio y fin de jornada deberán rellenarse, igualmente, según la jornada hecha por el empleado. Un saludo!
excelente aporte
grac9as muy util la planilla
buen aporte habra que probarlo
Uuuf