Desde el día 12 de mayo del 2019, que se puso en marcha la ley de registro horario, todos sabemos que es obligatorio realizar el control horario obligatorio, y aunque ya son muchas empresas las que lo han puesto en marcha, podemos encontrarnos con algunos casos en los que su implantación es más complicada, por algunos motivos, como una estructuración compleja de los puestos de trabajo, o tener en plantilla empleados en movilidad, o que desarrollen sus labores diferentes puntos geográficos, turnos especiales, etc.

¿Qué ocurre en estos casos? ¿existe un modelo oficial? ¿se han establecido métodos de registro de horas? Lo cierto es que aún hoy en día existe bastante incertidumbre al respecto, no existe un modelo oficial, aunque es cierto que el Ministerio de Trabajo publicó una guía sobre los registros horarios donde podemos consultar los detalles de la normativa.

Te hablamos de los cinco pasos que tienes que dar para que implantar el registro de jornada laboral sea mucho más sencillo, y sobre todo, que puedas tener una idea estratégica de la mejor manera de implantar los registros horarios de la forma más eficiente según las necesidades logísticas de la empresa.

1. Crear un esquema de departamentos y analizar

Es aconsejable esquematizar mediante un boceto, sobre todo si en nuestro caso tenemos empleados con condiciones diferentes a la hora de realizar su jornada laboral, como por ejemplo, empleados en una oficina con horarios más o menos continuos, y un equipo de trabajo que realice su jornada en movilidad constante, en diferentes puntos geográficos, y que, por enredar más el asunto, no suelan pasar por el centro de trabajo donde se ubicaría el sistema de registro horario.

Lo mejor sería, en cualquiera de los casos, esquematizar los diferentes departamentos de la empresa, y comprobar si podemos unificar el registro con una máquina de fichar física para todos, o debemos establecer un método en el cual se centralicen las horas registradas, tanto de los empleados en movilidad como de los empleados que se encuentran en una oficina o centro de trabajo.

Una manera de esquematizar esto sería como el ejemplo que adjuntamos a continuación, donde podemos ver los departamentos de la empresa, y las peculiaridades de la jornada laboral y lugar de trabajo:

esquema departamentos empresa

2. Analizar el método de registro más adecuado

Una vez esquematizados los departamentos, deberemos pensar en las diferentes maneras de fichar en el trabajo que tendremos, ya que, hoy en día, se pueden realizar los registros horarios desde múltiples dispositivos, a continuación te hablamos de algunas soluciones de registro:

  • Máquina de fichar. Puede ser biométrica, pero actualmente con el problema ocasionado por el covid son mucho más aconsejables los métodos por sistema de fichaje QR o RFID.
  • APP control horario. La app de registro horario permite cumplir la ley a cualquier tipo de empleado, ya se encuentre en una ubicación o en movilidad constante.
  • Registro horario telefónico. Otro método telemático, que permite registrar la jornada con simplemente una llamada, además nos permitirá establecer que el registre se realice desde uno o varios números predefinidos por el Admin de la empresa encargado de los registros horarios.
  • Otra opción es el fichaje de horas mediante una tablet en el centro de trabajo.
  • Registro email. Existen otros métodos que permiten realizar un registro diario, notificado al mismo tiempo por email, para que de este modo siempre nos llegue el aviso y no se nos olvide. Muy aconsejable para personal de oficina.

3. Buscar una herramienta… que cumpla todas las necesidades

Cuando nos decantemos por una de las herramientas, debemos tener en cuenta que debe cumplir los requisitos logísticos de la empresa. En ningún caso es aconsejable utilizar sistemas distintos para cada departamento, lo mejor es unificar todo mediante una herramienta que cuente con diferentes soluciones de registro, pero todos ellos se gestionen desde un mismo sistema.

esquema empresa sistema de control horario

4. Comunicar el registro a los empleados

Una vez hayamos estudiado la mejor opción, es aconsejable comunicar a un grupo de empleados el método escogido, y que sean también ellos los que nos puedan asesorar de los posibles problemas que puedan tener a la hora de realizar el registro, al fin y al cabo, son ellos los que lo usaran diariamente.

Es por este motivo por el que lo ideal es decantarnos por un sistema de registro horario laboral sencillo, que en apenas unos segundos permita registrar la jornada, sin quitar demasiado tiempo al empleado, y que, además, cuente con notificaciones de aviso, para que el empleado nunca se olvide del control horario diario.

 

5. Implantar el método en cada departamento

Lo más aconsejable, antes de implantar el método, es lanzar un comunicado, donde se describa el método de registro de la jornada laboral escogido. De este modo, los trabajadores estarán menos desconcertados, que si repentinamente les comunicamos que deben registrar la jornada.

Control laboral es un sistema de registro horario legal para empresas, que cuenta con múltiples soluciones de registro horario, diseñados para cubrir las necesidades logísticas de cada empresa.

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